Gerçeği söylemek istersek bir şirkette yalın kültürü oluşturmak büyük emek ister, sabır ister, kararlılık ve zaman ister. Yani bir anlamda engelli uzun mesafe koşusudur diyebiliriz. Yorulup dinlenmeye zamanınız yoktur. Eğer usanıp bırakırsanız da başlangıç noktanızdan daha geri düşersiniz. Yani insanlara umutsuzluk yerleşir ve tekrar başlamaları imkansıza yakın seviyede güçtür.
Bu başlık konusunda özellikle kendi konusunda dünya çapında tanınmış, eserler vermiş bir uzmanın görüşlerine yer vermek istedim. Uzmanımız, Amerikalı Learning Strategies Ltd’in deneyimli Yalın danışmanlarından ve özellikle kültürel değişim konusunda çok bilinen kitapları olan Philip Atkinson. Atkinson olaya daha felsefi boyutta yaklaşıyor.
Ona göre değişim teknik-rasyonel bir süreç değildir. Değişim politik-duygusal bir süreçtir. Diyor ki, yöneticiler değişimi üretimin elle tutulur varlıklarını (assets) manipüle etmek olarak gördükleri için, yani her şeyi “şeyler ve mantık” olarak algıladıkları için işin esas boyutu olan “çalışanları ve ilişkileri” gözardı etmektedirler.
Oysa değişimin başarılı olması insanlara, insanların ihtiyaçlarına ve inançlarına ve insanların ekip halinde ve çelişkili durumlarla karşılaşıldığında bunların nasıl kullanıldığına ya da gündeme geldiğine bağlıdır. Değişim gerçeği, kıt kaynakların, yöneticilerin ve çıkar gruplarının egolarının nasıl “yönetildiği” ve çelişkilerin iş yaşamının ayrılmaz parçaları olduğunun kavranılması anlamına gelir.
Birçok kuruluşta değişimin işe yaramamasının en önemli nedeni yöneticilerin muhalefet üzerine yoğunlaşmamasıdır. Yani muhalefetin doğru yönetilememesidir (Kitapda “management of resistance” ifadesi kullanılmış). Oysa bizim hedefimiz muhalefetin varlığını kabullenmek ve değişime her tür potansiyel karşı koymanın yapıcı bir yaklaşımla önüne geçmektir.
Atkinson’a göre tüm firma/kurumlarda üst yöneticilerden oluşan ve görevi değişimi önüne katıp sürüklemek ve uygulamaya geçirmek olan bir grup oluşturulmalıdır. Bu yöneticiler İK grubundan seçilmemeli, aksine üretim alanı yöneticilerinden seçilmelidir.
Atkinson diyor ki, örgütler kendilerini Yalını uygulamak için gerçek anlamda hazırlamıyorlar. Bunu yapabilmek için değişimin bir farklılık değil bir norm olarak algılandığı ve sadece danışmanlarca değil örgüt içi yöneticilerce de yönlendirildiği bir kültürel yapıya gereksinim vardır.
Atkinson kültürel değişimin şirketin/kurumun stratejik odak noktalarının değerlendirilmesi ve bu hedeflere gidilmesi için söz konusu tüm aktörlerin davranışlarının biçimlendirilmesini, yön ve gönül birliğinin sağlanmasını kapsadığını belirtiyor.
Atkinson ayrıca Değer zincirini ve iş süreçlerini iyileştirmek ve Yalın kültürü biçimlendirmek dışında harcanan tüm enerjinin bir zaman kaybı, bir israf olduğu kanısında. Bu da teknik/teknolojik uygulamalarla Yalın kültür oluşturmanın paralel gitmesi konusundaki görüşlerle uyuşuyor.
Diyor ki, bir firmanın/kurumun Yalın macerasının başında, kültürü tasarımlamak, haritalandırmak, ölçmek gelmeli ve bu çaba Yalın uygulamanın temelini oluşturmalıdır. Biz buna “kültürün rakamsallaştırılması” diyeceğiz ve Yalın’ın belki de en önemli özelliklerinden birinin asla soyut olmayıp, içerdiği her ögesiyle rakamsallaştırılabilir özellikler taşıması olduğunu tekrar vurgulayacağız.
Atkinson Yalın konusunda uzman pek çok yetenekli teorisyen ve uygulayıcı olduğunu, ne var ki bunların çoğunun Yalın uygulamaları destekleyecek bir kültür inşa etme nosyonundan yoksun olduklarını belirtiyor ve ekliyor: Yalın bir maliyet düşürme alıştırması değildir—oysa ki çoğu kişi Yalını bir işletmede gereksiz maliyetleri elimine etmek olarak görür. Hatta Yalın 5S’i ya da JIT’i ödün vermeden uygulamak da değildir. Kültür araçların öncülüdür. Yalın düşünce ancak işletmenizde bir “dinleme” ve “öğrenme” kültürü yerleştirilebilirse gerçekleşir.
Bu noktada kendinize sorun: Sizin işletmenizde çalışanlardan kaç adet iyileştirme önerileri gelmektedir? Hatta daha da önemlisi, bu önerilerden kaçı uygulanıyor? Belki de en önemlisi çalışanlardan gelecek fikirlerin değerlendirilmesi ve uygulanmasına yönelik bir sistem oluşturdunuz mu?
Atkinson bir işletmede ürünü hiç ellememiş çalışanlar kesimini de unutmamak gerektiğini belirtiyor. Yani beyaz yakalılar/ofis elemanları. Onlar da üretim alanında çalışanlar kadar Yalın kültüre çekilmelidirler. Yavaş ve bürokratik işleyen bir BT ve Mali işlevler devam ettiği sürece Yalın tam anlamıyla tesis edilemez.
Atkinson bir işletmede Yalının bir pozitif güç olarak yerleşmesinde beş adımdan oluşan bir program öneriyor, şöyle:
1) Kültürü Oluşturun: Üst Yönetim Ekibi
Herhangi bir işletmede kültür ya tesadüfen oluşur ya da üst yönetim ekibince tasarlanır ve biçimlendirilir. Bu ekibin Yalına sıkıca bağlı olmaları, kendini adamaları gerekir. Beğenseniz de beğenmeseniz de liderlik, bir işletmede Yalın kültürün eski alışkanlıklar üzerine inşa edilmesinde en kritik ögedir.
2) Değişim Ajanları
Atkinson burada bir işletmede kültürel değişimi ve Yalın bazında sürekli iyileştirme anlayışını yerleştirecek en iyi elemanların şirket içinden seçilmesi fikrini savunuyor. Diyor ki tüm amaç, şirket içinde bir değişim ajanları ordusu yaratmaktır. Atkinson sırf bu konuyu ele alan bir kitap da yazmıştır.
3) Projelerin Herkese Açıklanması ve Tasarımı
Bu yaklaşım bir firma/kurumda herkesin kendini işin sahibi olarak görmesini gerektirir. Bu noktada Atkinson biraz ihtiyatlı yaklaşmak gerektiğini, Yalın’a iyi seçilmiş bir “pilot proje”yle başlamak gerektiğini vurguluyor. Her yerde topyekün bir Yalın dönüşüm projesi benimsenirse, iplerin elden kaçacağını belirtiyor. Özellikle büyük firmalarda bu daha da önem kazanmaktadır.
4) Uygulamaya Odaklanmak
Uygulamada başarının dışardan gelen danışmanlar, içteki değişim ajanları ve Yalın ya da sürekli iyileştirme projesinin sponsorları ve projenin uygulayıcıları olan çalışanlar arasındaki ilişkilere bağlıdır. Yani herkes işin içinde olmalıdır.
5) Zamanlama, Sonuçlar ve Takviye: Önlemler
Bir proje çok uzun zaman alıyorsa, insanların ilgisi ve inancı dağılmaktadır.Bu noktada “pilot projenin” önemi tekrar vurgulanıyor. Herkes kısa sürede tamamlanacak bir pilot projeyle elde edilmiş somut, ölçülebilir sonuçları görür ve gözlemlerse Yalına inancı artmaktadır.
Sonuç olarak Atkinson kültürün kontrol ve manipüle edilebilir bir olgu olduğunu söylüyor ve soruyor: “Eğer Yalını besleyecek ve büyütecek güçlü bir kültür yaratmaya kendinizi adamazsanız ne olur? Ya da, daha da önemlisi, “kendi kendini devam ettiren” bir Yalın kültür oluşturmada başarısız olursanız ne olmaz? “ Kendinize bunu sorun.
İşletmelerin operasyonel mükemmellik yolculuklarında, değişim sürecine rehberlik ederek yönetim ve uygulama danışmanlığı hizmetleri vermek amacı ile 2017 yılında kurulmuş bir “yalın dönüşüm yönetimi ve uygulama danışmanlığı” firmasıdır.