Yaşlandıkça vücudumuz nasıl yağlanıp çevikliğini yitiriyorsa, üretim proseslerimiz ve endirekt süreçlerimizde zaman içerisinde, çok iyi analiz edilmeden eklenen gereksiz işlem adımlarının, kontrollerin vb. unsurların etkisiyle hantallaşıp çevikliklerini yitirmektedirler. Yani bir anlamda süreçlerimiz ve proseslerimiz de yaşlandıkça yağlanmaktadırlar.
Vücudumuzu yağlardan arındırmak için kullandığımız beslenme diyeti ve spor uygulamalarının işletme süreçlerindeki karşılığı, yalın üretim uygulamaları ve sürekli tekrarlayan direkt-endirekt süreç analizleridir (Value Stream Mapping).
Yıllardır çok sayıda gözlemlerime ve uygulamalara dayanarak vardığım sonuç, hiç bir süreç veya prosesin faydalı (karlı) ömrünün 5 yıldan uzun olmadığıdır. Hızlanarak değişen teknoloji ve sistemlerin getirdiği yaşlanma etkisinin yanında, yıllar içinde karşılaşılan problemlerde çok iyi analiz edilmeden alınan tedbirlerin getirdiği eklemeler, süreç ve proseslerin adımlarını arttırmakta, süreleri uzatmakta ve kısacası hantallaştırıp verimsizleştirmektedir.
Örneğin; bir üretim prosesinde ortaya çıkan kalite problemlerinde genel davranış şekli, ilave ölçümler koymak veya ölçüm periyodunu arttırmaktır. Bu yöntem ile katma değeri olmayan işlem ve süreleri arttırmış, süreci uzatmış ve özetle üretim maliyetini arttırmış oluruz. Halbuki, yapılması gereken, kök neden analizi ve hatanın tekrarını önleyici tedbirleri almaktır (Yerinde Kalite-Jidoka). Tabiki üretim personeli de bu düşünce yöntemine göre yetkinleşmiş olmalıdır.
Bir diğer örnek verecek olursak; sık arıza yapan ve üretim duruşlarına neden olan bir tezgahta yapılacak sık bakımlar ve parça değişim müdahaleleri, belki plansız üretim duruşunu azaltacak ancak planlı duruş ve yedek parça maliyetlerini arttıracaktır. Sonuç olarak bir taraftaki olumsuzluğu düzeltirken diğer taraftaki artacaktır. Halbuki, yapılması gereken, arızaların kök neden analizini yapmak ve tekrarını önleyecek çözümleri bularak uygulamaktır. Akıllı bakım yöntemi (TPM) en az arıza ve en az bakım demektir. Yani en az duruş ve en az malzeme!
Üretim dışı süreçlerde de geleneksel davranışlar ve uygulanması gereken doğru çözümler değişmiyor. Örneğin; İK bordro sürecini ele alalım. İlk kurulduğu anda oldukça yalın olduğunu düşünelim. Ancak zaman içerisinde meydana gelen sıkıntı ve sorunlar da hızlı çözüm adına, ek proses adımlarının ve onayların eklendiğini düşünelim. Genelde de böyle yaparız değil mi? Birkaç yıl içerisinde süreç hantallaşacak, bordro yetiştirmek sıkıntılı hale gelecek, birkaç kez, 1-2 gün geciken maaş ödemeleri büyük tepki alacak ve sonunda bordro ekibine eleman takviyesi yapılmak zorunda kalacak. Peki ne yapmış olduk? Geçmişte kök neden analizi yapmadan aldığımız tedbirler sistemi yağlandırdı ve sürecin uzamasına neden oldu. Sonunda ek maliyeti göze alıp gereksiz bir eleman alımı yapmak zorunda kaldık. Halbuki, ilk sorun çıktığında yapmamız gereken, süreç analizi ve sorun yaratan kısmı tespit edip doğru çözümü uygulamaktı.
Gördüğünüz gibi direkt yada endirekt süreçlerde farklılık yok. Muhasebe, Planlama, Satış-pazarlama, Arge yada Kalite, kısaca hepsi direkt üretim süreçleri gibi düzenlenmiş süreçlere sahipler ve bu süreçler proses adımlarından oluşuyorlar. Hastalanmış adımlar süreci bozuyor, eksik ve pansuman çözümler süreci yağlandırıyor ve hantallaştırıyor. Yağlanmış sürecin süresi uzuyor, gereksiz adımlar, eleman ve zaman israfına yol açıyor, maliyetler artıyor, karlar azalıyor ve tedbir alınmadan geçen her gün şirketler daha fazla batağa saplanıyorlar.
Çözüm nedir? Tabiki diyet yapmak! Süreçlerin diyeti olurmu diye soracak olursanız, cevabım, tabiki olur demek olacaktır. Nasıl ki tıbbi diyetler ile vücudumuzdan her gün belirli oranda yağı eriterek organlarımızdan uzaklaştırıyorsak, süreç diyetinde de (Mevcut Durum Analizi-VSM-DAA) yağlı bölgeleri tespit edip, uygun çözümleri (Yalın üretim teknikleri) uygulayarak onları sürecimizden uzaklaştıracağız ve olumsuzluklardan bir bir kurtulacağız. Yağsızlaşarak (Lean) çevik olacağız. Gereksiz maliyetlerden kurtulup, sürdürülebilir karlılık ve başarıya ulaşmamız mümkün olacak.
Başlıkta dediğim gibi “Yağlardan arınma zamanıdır şimdi, hadi buyurun diyete”
Mesut Biricik
Danışman/Eğitmen
Mobile: 0 532 441 02 22
Linkedin | Facebook | Twitter | Youtube
İşletmelerin operasyonel mükemmellik yolculuklarında, değişim sürecine rehberlik ederek yönetim ve uygulama danışmanlığı hizmetleri vermek amacı ile 2017 yılında kurulmuş bir “yalın dönüşüm yönetimi ve uygulama danışmanlığı” firmasıdır.